Servizio Protocollo

L’Ufficio Protocollo svolge il duplice ruolo di funzione giuridica, attestando l’esistenza di un determinato documento dal quale discendono diritti e doveri nei confronti dell’Amministrazione e di terzi, e di gestione dei flussi documentali in entrata ed uscita da e verso l’Ente. Tali attività sono finalizzate ad assicurare l’identificazione e la reperibilità dei documenti amministrativi formati o acquisiti durante l’esercizio delle attività istituzionali, ai fini dell’avvio dei procedimenti, dello snellimento delle procedure e della trasparenza dell’azione amministrativa per l’attuazione concreta dei principi previsti dalla Legge 241/1990.

il registro di protocollo è un atto pubblico di fede privilegiata fino a querela di falso, ed è parte costitutiva della giuridicità di un atto.

COMPETENZE

L'ufficio protocollo provvede alla:

• registrazione in ordine cronologico di tutti gli atti di corrispondenza in entrata ed indirizzati al Comune di Mirandola, che possono pervenire accedendo personalmente all’ufficio oppure tramite posta cartacea, P.E.C., Posta Elettronica standard e fax.La registrazione consiste nell'attribuzione all'originale del documento, in forma permanente non modificabile, di un numero progressivo con relativa data di protocollazione e rispettiva classificazione (ossia assegnazione ad una specifica categoria e classe in base alla natura di tale documento o al tipo di procedimento amministrativo al quale fa riferimento), individuando ciascun atto in modo inequivocabile.Quando la consegna avviene manualmente, l'ufficio provvede al rilascio, quale ricevuta, di una fotocopia della prima pagina dell'atto consegnato riportante apposita segnatura.
• gestione della casella di Posta Elettronica Certificata (P.E.C.) dell’Ente comunemirandola@cert.comune.mirandola.mo.it con rilascio delle rispettive attestazioni di ricevuta e consegna;
• gestione delle caselle di Posta Elettronica info@comune.mirandola.mo.it e protocollo@comune.mirandola.mo.it;
• assegnazione e smistamento ai vari uffici del Comune dei documenti in entrata o interni, ai fini di un corretto svolgimento delle attività amministrative;
• lavorazione e gestione contabile della corrispondenza cartacea in uscita prodotta dagli Uffici Interni e destinata a terzi;
• pubblicazione di atti all’Albo Pretorio Informatizzato del Comune di Mirandola ai sensi dell’art. 32 della legge 69/2009 con rilascio, su richiesta, delle apposite relate;
• conservazione e consegna al cittadino degli atti, giudiziari e non giudiziari notificati, depositati.Il deposito presso la Casa Comunale avviene quando:
  - il destinatario della notifica non è rintracciato o risulta assente presso la propria residenza. In questo caso il notificatore lascia un avviso di deposito al destinatario ai sensi dell'art. 140 C.p.c.
  - in caso di irreperibilità del destinatario, ai sensi dell'art. 143 C.p.c., o ai sensi dell'art. 60 del D.p.r. 600/73.